Tips för redovisning i e-tjänsten

Redovisningen sker via Mina Sidor hos Jordbruksverket. Här kommer lite tips som förhoppningsvis underlättar.

Generella tips:

Redovisa ofta, det finns inget som hindrar redovisning varje månad. Varje kvartal är lämpligt om man har få verifikat och det inte är ett problem att ligga ute med pengar. En fördel med små redovisningar i taget är att man minskar sin risk. För närvarande så tar det ca 2,5 månader att få sin ansökan om utbetalning behandlad (dec-17).

Delredovisning

Ta fram följande i pappersform:
  • Huvudbok för projektet från bokföringen (projektet ska vara särredovisat)
  • Alla verifikat (fakturor, kvitton, lönespecifikationer)*
  • Betalningsbevis för alla utgifter i projektet som ska tas upp

*Undantag är Indirekta kostnader. Indirekta kostnader finns som en schablon på 15% om du har lönekostnader i projektet, annars inte. Exempel på indirekta kostnader är till exempel hyra för kontorslokal och mobiltelefonräkningar. Där redovisar man inga faktiska underlag.

Sortera i följande ordning:
  • Fakturor med tillhörande underlag, numrera direkt på fakturan, 1,2,3 o s v
  • Betalningsbevis i samma ordning som fakturorna, separat, numrera med fakturans löpnummer och en bokstav 1a, 1b o s v. Det är lättare att se om det finns flera underlag som hör till samma faktura då.
  • Underlag som styrker utgifter för personal, numrera vidare i sifferserien.
  • Andra underlag som hör till redovisningen, till exempel annons, artikel, webbsidesutdrag, lägger du efter varandra i lämplig ordning och kan med fördel märkas upp på samma sätt.

Gå in på Mina sidor och öppna en ”Ansökan om utbetalning” genom att välja E-tjänster inom Mina sidor/Stöd inom Lokalt ledd Utveckling – Leader/Sök utbetalning.

Där ska du skapa en Kostnadssammanställning, följ instruktionerna i e-tjänsten. Använd den nummerserie som du just skapat genom att handskriva på underlagen enligt ovan.

OBS: Så här redovisas schabloner:
Lönekostnadsschablon: Om du har lönekostnader i ditt projekt så ska det läggas på en schablon på 42,68%. Det här görs genom att hänvisa till lönespecifikationens nummer. Man kan hänvisa till samma underlag/underlagsnummer flera gånger.
Timanställd: Det är oftast enklast att använda blanketten beräkning av timlönekostnad för att beräkna exakt belopp inklusive schablon. Ta antal timmar gånger timlönesumman längst ner i blanketten. Schablonen är då inräknad.
Månadslöneanställd: Lägg upp bruttolönen med underlagsnummer och lägg sedan till en extra rad med samma underlagsnummer, skriv ”schablon” och mata in det belopp som du får genom att multiplicera bruttolönen med 0,4268. Det går bra att använda timberäkningsblanketten både när det gäller timlön (ofta inlämnad i samband med ansökan om man budgeterad på ett visst antal timmar) och när det gäller månadslön. Man får då fram en månadslön inklusive semester och schablon. Man behöver inte skicka med beräkningen varje gång.

Indirektkostnadsschablon 15%:
Efter lönekostnaderna så använder du samma underlagsnummer en gång till och räkna ut 15% ovanpå lönekostnaden inklusive schablon. Alltså: (lönesumma inklusive schablon 42,68%) multiplicerat med 0,15. För in summan.

Bilersättning/Körjournal: Körjournaler ersätts med 30kr/mil oavsett om det är det beloppet som faktiskt betalats ut. Därför ska antalet mil alltid multipliceras med 30kr.

Lägesrapport

Därtill ska det också skrivas en lägesrapport. Berätta hur det går med projektet och om det förlöper enligt plan eller om ni har behövt göra någon modifikation längs med vägen. Kommentera om det är något underlag i redovisningen som kräver extra förklaring, antingen direkt på t ex fakturan eller i lägesrapporten. Det kan till exempel vara för att förklara hur ett underlag hänger ihop med ett annat (till exempel en annonskostnad för ett evenemang som i sin tur hänger ihop med en föreläsarkostnad och en biljettintäkt).

När kostnadssammanställningen är klar i e-tjänsten: Gå fram till steget ”granska” och skriv ut pdf:en. Maila denna till Leaderkontoret, antingen catarina@sjoskogfjall.se, carina@sjoskogfjall.se eller info@sjoskogfjall.se.
Om du har möjlighet, scanna gärna pappersunderlagen och maila även dessa till oss.
Syftet är dels att Leaderkontoret ser att projektet enligt plan, dels att vi ska kunna återkoppla om vi ser uppenbara felaktigheter i er redovisning, så ni har chans att rätta innan ansökan skickas in till Jordbruksverket.

Därefter så loggar ni in och skickar in.

Pappersunderlagen postas till den FE-adress som står i beslutet:

Fyll i försättsbladet som finns under Blanketter.

  • Lägg alla fakturor med tillhörande underlag, i samma ordning som de är registrerade i e-tjänsten
  • Därefter läggs alla betalningsbevis i samma ordning som fakturorna, separat
  • Efter det lägger du alla underlag som styrker utgifter för personal
  • Andra underlag som du skickar med ansökan om utbetalning lägger du efter varandra i lämplig ordning

Slutredovisning

Det viktigaste arbetet i slutrapporteringen är att stanna upp och reflektera över de erfarenheter och resultat projektet har lett fram till. Ha i åtanke att avvikelser och icke uppfyllda mål också är resultat som ska rapporteras. Ett bra tips är att börja med att läsa igenom er projektplan. Ni kan spara mycket tid och möda på att återanvända en del avsnitt från projektplanen och istället lägga tyngdpunkten på det som är viktigast i en slutrapport: reflektioner, slutsatser och sammanställning av konkreta resultat. Slutrapporten ska kunna läsas utan att man först har tagit del av projektets projektplan, och man ska kunna förstå vad projektet handlat om och hur det gått. Slutrapporten ska godkännas av LAG. Då rapporten kommer att läggas i en databas med alla genomföra Leaderprojekt, så utse en kontaktperson och se till att denna fyller i blanketten Godkännande av publicering av personuppgifter som finns under Blanketter.